【科技集团股份有限公司档案管理办法与实施细则(档案管理手册)】为规范科技集团股份有限公司（以下简称“公司”）的档案管理工作，提升档案管理水平，确保各类档案资料的完整性、安全性与可追溯性，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本《档案管理办法与实施细则》。本手册适用于公司各部门、下属单位及所有与档案管理相关的工作流程。

一、总则

1. 目的与适用范围

档案管理是公司日常运营的重要组成部分，涵盖文书、财务、人事、项目、合同、技术等各类文件资料。本办法旨在明确档案管理的基本原则、职责分工、操作流程及责任追究机制，适用于公司所有部门及员工。

2. 基本原则

- 依法管理：档案管理应符合国家和地方相关法律、法规及政策要求；

- 统一标准：建立统一的分类、编号、归档、保管和销毁标准；

- 安全保密：确保档案资料的安全性和保密性，防止信息泄露；

- 高效利用：提高档案的使用效率，支持公司各项业务的顺利开展。

二、组织架构与职责分工

1. 档案管理部门

公司设立档案管理办公室，负责统筹协调全公司的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、鉴定与销毁等工作。

2. 各部门职责

各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，确保各类文件资料及时归档，并配合档案管理部门完成相关工作。

3. 档案管理人员职责

- 负责档案的接收、登记、分类、编号与存储；

- 定期检查档案的保管情况，确保安全；

- 办理档案的借阅、复制、调用手续；

- 参与档案的鉴定与销毁工作。

三、档案分类与编号规则

1. 分类原则

档案按内容性质分为以下几类：

- 文书档案：包括会议纪要、通知、报告、请示、批复等；

- 人事档案：涉及员工个人资料、劳动合同、考核记录等；

- 财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等；

- 项目档案：涵盖项目立项、实施、验收、总结等全过程资料；

- 技术档案：如设计图纸、技术方案、专利资料等；

- 合同与协议档案：包括对外签订的各种合同、协议等。

2. 编号规则

档案编号由“年份+部门代码+档案类别+序号”组成，例如：2025-XX-01-001，表示2025年度XX部门的第1类档案第1份。

四、档案的收集与归档

1. 归档时间

档案应在文件形成后1个月内完成归档，特殊情况需报批。

2. 归档要求

- 文件应完整、清晰、无缺页、无涂改；

- 所有纸质档案应装订成册，电子档案应备份并注明存储路径；

- 归档时应填写《档案移交清单》，并由移交人与接收人签字确认。

五、档案的保管与安全

1. 保管环境

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件，保持适宜的温湿度。

2. 保管期限

档案保管期限分为永久、长期、短期三种，具体根据文件的重要程度和使用频率确定。

3. 安全措施

- 档案室实行门禁管理，非授权人员不得进入；

- 重要档案应设置副本或电子备份；

- 档案管理人员应定期检查档案状态，发现问题及时处理。

六、档案的借阅与使用

1. 借阅流程

借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后方可办理。借阅人应遵守保密规定，不得擅自复制或外传。

2. 使用权限

档案的使用权限根据其密级进行分级管理，普通档案可由相关人员查阅，涉密档案须经公司领导批准后方可使用。

七、档案的鉴定与销毁

1. 鉴定程序

档案到期后，由档案管理部门组织相关部门进行鉴定，确定是否继续保存或予以销毁。

2. 销毁流程

经批准销毁的档案，应由两人以上在场监督，采用碎纸机或焚烧等方式处理，并做好销毁记录。

八、附则

1. 本办法由公司档案管理办公室负责解释与修订。

2. 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

科技集团股份有限公司

档案管理办公室

2025年4月