为了更好地规范公司内部的人事管理流程，确保员工信息的安全与完整，特制定本《人事档案管理制度》。本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作，旨在通过明确职责分工和操作规范，提升工作效率并保障信息安全。

一、档案管理原则

1. 保密性：所有人事档案资料均属机密文件，任何未经授权的人员不得查阅或复制。

2. 完整性：确保每位员工的档案内容准确无误，并保持档案的连续性和完整性。

3. 安全性：采取必要的物理和技术手段保护档案免受损坏、丢失或泄露。

二、档案归档范围

1. 员工入职时提交的相关材料（如简历、学历证明等）；

2. 入职后的培训记录、考核结果及奖惩情况；

3. 各类劳动合同及补充协议；

4. 职位变动、薪资调整等相关文件；

5. 离职手续办理过程中的各类文件。

三、档案管理职责

- 人力资源部负责总体协调与监督；

- 各部门负责人需配合提供员工相关工作表现数据；

- 档案管理员具体执行日常维护工作，包括但不限于分类整理、更新维护等。

四、档案使用规定

1. 查询档案须经部门主管批准，并由专人陪同进行；

2. 档案复印仅限于工作需要，并需登记备案；

3. 对外提供档案信息时，必须经过总经理审批同意。

五、档案保存期限

根据国家法律法规及公司实际情况，不同类型的档案应有不同的保存时限：

- 长期保存：涉及永久性利益的档案；

- 中期保存：一般业务往来形成的档案；

- 短期保存：临时性任务产生的档案。

六、违规处理措施

对于违反上述规定的个人或部门，将视情节轻重给予警告、罚款甚至解除劳动合同等处罚。

以上为本公司的《人事档案管理制度》，请全体同事严格遵守，共同营造一个健康和谐的工作环境。如有疑问，请随时联系人力资源部。

希望这份制度能够有效指导我们的日常工作实践，同时也欢迎各位提出宝贵意见以不断完善此制度。