为了规范工程部的档案管理工作，确保各类文件和资料能够得到妥善保存、有序管理以及高效利用，特制定本制度。以下为具体规定：
一、档案收集与整理
1. 所有工程相关的文件、图纸、合同、验收报告等必须在项目完成后及时归档。
2. 文件分类明确，按照时间顺序或项目类别进行排列，便于查找和使用。
二、档案保管
1. 档案应存放在干燥、通风的地方，避免潮湿、虫害等问题对文件造成损害。
2. 定期检查档案状态，发现问题立即处理，确保档案完整无损。
三、档案借阅与使用
1. 借阅档案需填写申请表，并经相关负责人批准后方可借出。
2. 借阅期间要爱护档案，不得随意涂改或损坏，归还时需核对无误。
四、档案更新与销毁
1. 随着工程项目的进展，应及时更新档案内容，保持信息的准确性和时效性。
2. 对于超过保存期限且不再具有参考价值的档案，需经过审批后统一销毁。
五、责任分工
1. 工程部指定专人负责档案管理工作，确保各项任务落实到位。
2. 各部门积极配合档案管理员的工作，提供必要的支持与协助。
通过以上措施，我们希望能够建立起一套科学合理的档案管理体系，为公司的长远发展奠定坚实的基础。同时，也希望每位员工都能认识到档案管理的重要性，在日常工作中自觉遵守相关规定，共同维护好我们的档案资源。
