为规范上海大学电子邮件系统的使用与管理，确保邮件服务的安全性、稳定性和高效性，特制定本管理办法。本办法适用于所有使用上海大学电子邮件系统的用户，包括教职工、学生及校内相关机构。

一、账户管理

1. 账户注册与激活：每位教职工和学生在入学或入职时将自动获得一个由学校统一分配的电子邮箱账号。新用户需按照指定流程完成账户激活后方可正常使用。

2. 密码安全：用户应定期更换密码，并确保密码强度足够复杂（如包含大小写字母、数字及特殊字符）。严禁将个人账户信息透露给他人，避免因密码泄露导致的信息安全隐患。

3. 账号停用：当用户离职或毕业离校时，其电子邮箱将被设置为只读状态，以保留历史邮件记录。若无特别需求，该账号将在一定期限后永久删除。

二、邮件发送与接收

1. 合法合规：所有通过上海大学电子邮件系统发出的信息必须遵守国家法律法规以及学校的各项规章制度，不得传播任何违法不良信息。

2. 邮件内容审核：对于涉及敏感话题或重要事项的邮件，相关部门有权进行内容审核，确保其符合学校利益和社会公共利益。

3. 附件限制：为了防止病毒传播和网络拥堵，系统对单封邮件所附文件大小设定了上限，并禁止发送可执行程序等高风险类型附件。建议使用云存储平台分享大容量文件。

三、数据保护与隐私

1. 数据备份：学校会定期对邮件服务器上的数据进行备份，以防意外丢失或损坏。同时，用户也应对重要邮件做好本地保存工作。

2. 隐私保护：未经允许，任何人不得擅自查看、复制或转发他人的私人通信内容。如遇特殊情况需要查阅特定邮件，则须经授权部门批准。

3. 法律责任：一旦发现有违反上述规定的行为，学校将依据相关法律条款追究当事人的法律责任，并视情节轻重给予相应处分。

四、技术支持与故障处理

1. 技术支持热线：学校设立了专门的技术支持团队，负责解答用户在使用过程中遇到的各种问题。遇到技术难题时，请及时拨打官方客服电话寻求帮助。

2. 故障报告机制：如果发现系统存在异常情况，例如无法登录、收发延迟等问题，请立即向管理员反馈，以便尽快解决问题恢复正常运行。

五、其他注意事项

1. 网络礼仪：提倡文明上网，尊重他人意见，在讨论区发表观点时保持客观公正的态度。

2. 安全意识教育：定期开展网络安全知识培训活动，提高全校师生的信息安全意识，共同维护良好的校园网络环境。

总之，《上海大学电子邮件系统管理办法》旨在为广大用户提供一个健康有序的交流平台，希望大家能够自觉遵守相关规定，共同努力营造和谐美好的数字生活空间！