【文件及档案管理制度】在企业或组织的日常运营中，文件与档案的管理是确保信息有序、高效流转和长期保存的重要环节。为了提升管理效率、保障信息安全、便于查阅与追溯，制定一套科学合理的《文件与档案管理规范》具有重要意义。

本制度适用于公司内部所有部门及员工，涵盖各类文档资料的产生、整理、归档、保管、调阅及销毁等全过程。通过明确职责分工、统一标准流程，确保文件与档案管理工作有章可循、有据可依。

一、管理原则

1. 统一管理：所有文件与档案应由专门的管理部门或人员进行集中管理，避免分散存放导致信息丢失或重复。

2. 分类清晰：根据文件性质、用途及重要性进行分类，便于后续检索与使用。

3. 安全保密：涉及公司机密或敏感信息的文件应采取严格的保密措施，防止泄露。

4. 及时更新：文件内容应及时修订与更新，确保其时效性和准确性。

5. 定期清理：对不再使用的文件应按规定程序进行归档或销毁，减少冗余信息。

二、文件管理流程

1. 文件创建：各部门在工作中形成的各类文件（如通知、报告、合同、会议纪要等）应在生成后及时登记并上传至统一平台或归档系统。

2. 文件审批：涉及正式发文或需上级审批的文件，应按照规定的流程进行签批，确保合法合规。

3. 文件存档：完成审批的文件应按类别进行编号，并归入相应的档案库，便于后续查阅。

4. 文件调阅：员工因工作需要调阅文件时，须填写调阅申请单，经相关负责人批准后方可借阅。

5. 文件销毁：对于已失效或无保留价值的文件，应按照规定程序进行销毁，确保信息安全。

三、档案管理要求

1. 档案分类：根据档案内容的不同性质，分为行政类、人事类、财务类、项目类等，确保分类清晰、易于管理。

2. 档案编号：每份档案应有唯一编号，便于识别与追踪。

3. 档案保管：纸质档案应存放在专用档案柜中，电子档案应存储在安全可靠的服务器中，定期备份。

4. 档案借阅：借阅档案需履行登记手续，借阅人应妥善保管，不得擅自复制或外传。

5. 档案销毁：档案到期或失去保存价值时，应由专人审核后，按相关规定进行销毁处理。

四、责任与监督

1. 各部门负责人应对本部门的文件与档案管理工作负责，确保各项制度落实到位。

2. 档案管理人员应具备良好的职业素养，熟悉档案管理流程，认真履行岗位职责。

3. 公司应定期对文件与档案管理工作进行检查与评估，发现问题及时整改，持续优化管理体系。

五、附则

本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护文件与档案管理工作的规范化与制度化。

通过实施《文件与档案管理规范》，不仅能够提升企业的管理水平，还能有效降低信息管理风险，为企业的可持续发展提供有力支撑。