【GB（T及18894-2016及电子文件归档与电子档案管理规范）】在信息化快速发展的今天，电子文件的产生和使用日益频繁，如何对这些信息资源进行科学、有效的管理，成为各级单位和机构面临的重要课题。为适应这一变化，国家标准化管理委员会于2016年正式发布了《电子文件归档与电子档案管理规范》（标准号：GB/T 18894-2016），该标准为电子文件的归档、管理及长期保存提供了系统性的指导依据。

本规范适用于各类机关、企事业单位在日常工作中产生的电子文件，涵盖从形成、收集、整理、归档到保管、利用、鉴定、销毁等全过程的管理要求。其核心目标在于确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，从而保障电子档案在法律、行政、科研等多方面的有效使用。

首先，规范强调了电子文件的来源控制。电子文件的生成应当遵循“谁形成、谁负责”的原则，确保其内容真实、来源可靠。同时，要求各单位建立健全电子文件管理制度，明确职责分工，确保归档工作有序开展。

其次，在归档流程方面，标准提出了电子文件分类、编号、存储等具体操作指南。通过统一的分类体系和编码规则，提高电子档案的检索效率和管理效率。此外，还明确了电子档案的保管期限，根据文件的价值和重要性进行分级管理，避免资源浪费和信息丢失。

在技术支撑层面，规范鼓励采用先进的信息技术手段，如数字签名、加密存储、元数据管理等，以提升电子档案的安全性和可追溯性。同时，建议建立电子档案管理系统，实现对电子文件的全流程数字化管理，提高工作效率和管理水平。

另外，规范还特别关注电子档案的长期保存问题。随着技术更新换代，电子载体可能面临老化、损坏等问题，因此，标准提出应定期进行数据迁移和备份，确保电子档案能够持续可用。同时，建议制定应急预案，应对突发情况下的数据安全风险。

最后，本规范的实施对于推动电子政务、智慧城市建设具有重要意义。它不仅有助于提升档案管理的现代化水平，也为政府决策、公共服务、历史研究等提供了可靠的数据支持。

总之，《GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范》作为一项重要的国家标准，为电子文件的规范化管理提供了有力保障。各单位应结合自身实际情况，认真贯彻落实该标准，不断提升电子档案管理的科学化、制度化和信息化水平。