在日常的商务往来、法律事务或个人沟通中，告知函作为一种正式的书面沟通方式，被广泛用于通知、提醒、说明或声明某些重要事项。一份结构清晰、内容明确的告知函，不仅能够有效传达信息，还能体现发出方的专业性和严谨性。

以下是一份通用的告知函格式模板，适用于多种场景，可根据具体情况进行调整和补充：

告知函

致：____________________（收件人姓名/单位名称）

主题：关于________________________（简要说明告知内容）

尊敬的__________：

您好！

鉴于________________________（简要说明背景或原因），现就有关事项向您进行正式告知，具体情况如下：

1. 告知事项：

________________________________________________________________________

（详细说明需要告知的内容，如合同履行情况、变更事项、违约行为等）

2. 相关依据：

________________________________________________________________________

（如有合同条款、法律规定或其他依据，可在此列出）

3. 处理建议或要求：

________________________________________________________________________

（提出希望对方采取的行动或回应方式）

请您在收到本函后，于______日内给予书面回复或采取相应措施。如对上述内容有异议，也请在规定时间内与我们联系，以便及时沟通解决。

感谢您的理解与配合！

此致

敬礼！

发函人：_________________

职务：___________________

联系电话：_______________

日期：___________________

（盖章处）

注意事项：

- 告知函应使用正式的语言，避免口语化表达。

- 内容应简洁明了，重点突出，避免冗长。

- 可根据实际情况选择是否加盖公章或签字。

- 建议通过邮寄、电子邮件等方式发送，并保留送达凭证。

以上为一份标准的告知函格式模板，实际应用中可根据具体需求进行个性化修改。合理使用告知函，有助于提升沟通效率，维护各方合法权益。