第一章 总则

第一条 为规范XX集团员工人事档案管理工作，确保员工信息的真实、完整与安全，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本办法。

第二条 本办法适用于XX集团及其下属各分公司、子公司全体员工的人事档案管理活动。

第三条 员工人事档案是记录员工个人基本信息、工作经历、培训情况、奖惩记录等重要资料的重要文件，是公司人力资源管理的基础性工作之一。

第四条 员工人事档案管理工作应遵循真实、完整、及时、保密的原则，任何单位和个人不得伪造、篡改或泄露员工人事档案信息。

第二章 档案的建立与维护

第五条 新入职员工的人事档案应在入职后一个月内完成建档工作。档案内容包括但不限于个人简历、学历证明、资格证书、体检报告、劳动合同等。

第六条 员工在工作中产生的各类材料应及时归档，主要包括绩效考核结果、晋升调动记录、奖惩决定等。

第七条 员工人事档案应定期更新，确保档案内容与实际情况保持一致。对于离职员工的档案，应在办理完离职手续后的三个月内进行整理并封存。

第三章 档案的保管与借阅

第八条 员工人事档案应由专人负责保管，档案室需具备防火、防潮、防盗等安全措施。

第九条 借阅员工人事档案须经部门负责人批准，并填写借阅登记表。借阅期间，借阅人应对档案负有妥善保管的责任。

第十条 未经批准，任何人不得私自复印或摘录员工人事档案内容。如因工作需要确需复制档案内容，必须经过主管领导同意。

第四章 档案的销毁

第十一条 对于超过保存期限且无保存价值的员工人事档案，可申请销毁。销毁前需编制详细的销毁清单，并经相关部门审核批准。

第十二条 销毁档案时应采取安全可靠的手段，确保信息不被非法获取。销毁过程应有两人以上监督，并做好记录备查。

第五章 监督与检查

第十三条 公司人力资源管理部门负责对员工人事档案管理工作进行监督检查，发现问题应及时纠正。

第十四条 各单位应积极配合人力资源管理部门开展档案管理工作，确保各项规定得到有效执行。

第十五条 对违反本办法的行为，将视情节轻重给予相应处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章 附则

第十六条 本办法自发布之日起施行，原有相关规定同时废止。

第十七条 本办法由XX集团人力资源部负责解释。

通过上述办法的实施，旨在进一步完善XX集团员工人事档案管理体系，提升管理水平和服务质量，为公司的长远发展奠定坚实基础。