为了进一步规范公司内部会议管理，提高工作效率和决策质量，特制定本会议制度规定。本规定适用于公司各部门及全体员工，旨在明确会议组织、参与、记录等环节的具体要求，确保会议高效有序地开展。

一、会议类型与频率

根据工作性质和需求，公司将会议分为以下几类：

1. 日常工作会议：每周固定时间召开，由部门负责人主持，主要讨论本周任务完成情况及下周工作安排。

2. 专题研讨会：根据项目进展或突发问题需要，不定期举行，旨在集中资源解决特定问题。

3. 管理层会议：每月召开一次，由总经理主持，重点讨论公司战略规划、重大决策事项。

4. 全员大会：每季度召开一次，面向全体员工，通报公司整体运营状况及重要公告。

二、会议准备

1. 议题确定：每次会议前，主持人需提前收集相关议题，并发送给参会人员，以便大家做好充分准备。

2. 材料提交：涉及具体项目的汇报材料应于会前至少一天提交至办公室备案。

3. 场地布置：办公室负责提前检查会议室设备是否正常运行，确保音响、投影仪等设施完好无损。

三、会议纪律

1. 准时到场：所有参会人员必须按时参加会议，迟到者需向主持人说明原因并接受适当提醒。

2. 专注倾听：在会议过程中，与会人员应保持专注，避免随意打断他人发言。

3. 文明发言：发言时语言需礼貌得体，不得发表攻击性言论或涉及个人隐私的话题。

4. 手机静音：进入会议室后，请将手机调至静音模式，如有紧急事务可暂时离席处理。

四、会议记录与反馈

1. 详细记录：指定专人负责会议记录，包括出席人员名单、讨论要点、决议事项等内容。

2. 及时整理：会议结束后两日内完成会议纪要整理，并通过邮件形式发送给全体参会人员及相关领导。

3. 跟踪落实：对于会上达成的共识或决定，相关部门需按照时间节点推进落实，并定期向领导小组汇报进展情况。

五、附则

本规定自发布之日起施行，最终解释权归公司办公室所有。如遇特殊情况需调整相关规定，须经总经理批准后方可执行。

希望全体员工能够严格遵守上述规定，共同营造一个和谐高效的办公环境！